Technische Innovation in der Steuerberatung

Veröffentlicht

am

1/12/13

Die Düsseldorfer Steuerberatungsgesellschaft Albers hat ein eigenes, digitales Belegarchiv entwickelt. Alle Belege der Mandanten werden gescannt und so für die Ewigkeit erhalten – für den Zugriff von jedem Ort der Welt und zu jeder Zeit. Ein solches Angebot ist in Deutschland einzigartig.

Papier ist geduldig, weiß der Volksmund. Aber genauso begrenzt ist auch seine Lebenszeit und Nutzungsdauer – denn im Laufe der Zeit bleicht die Schrift aus, es wird trocken und rissig. Kurzum: Irgendwann ist in aller Regel kaum noch zu erkennen, was einmal auf einem Blatt gestanden haben mag. Das gilt vor allem für Belege und Quittungen. Diese werde auf konventionelles Thermopapier gedruckt, und das hat eine Halbwertszeit von wenigen Jahren. „Das hat zur Folge, dass diese Papierbelege nicht mehr lesbar sind und damit für die Archivierung wertlos werden“, sagt Burkhard Küpper, Steuerberater und geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungsgesellschaft Albers mbH aus Düsseldorf. „Somit kann man nach einer gewissen Zeit möglicherweise wichtige Informationen nicht mehr aus seinem Belegwesen ermitteln.“

Deshalb hat die auf gewerbliche Mandate spezialisierte und deutschlandweit tätige Düsseldorfer Kanzlei bereits vor einigen Jahren ein digitales Belegportal entwickelt. „Als einzige Steuerberatung in Deutschland operieren wir mit einer Volldigitalisierung aller Belege, die in ein individuell programmiertes System automatisiert hochgeladen werden und dort für den dauerhaften Zugriff durch Berater und Mandanten hinterlegt sind“, erläutert Kanzleigründer und Gesellschafter Jens Albers.

Die Vorteile des Systems liegen auf der Hand. Denn neben der Archivierung von Belegen für die Ewigkeit wird auch der Zugriff für Mandanten und Berater einfach und komfortabel. Alle Belege werden von der Steuerberatungsgesellschaft eingescannt, ohne Ausnahme, und die Nutzer können rund um die Uhr auf alle Belege zugreifen – es ist kein Anruf beim Steuerberater oder bei der Buchhaltung nötig. „Sie erreichen das Belegportal von jedem Ort dieser Welt, ganz gleich ob sie auf der Couch sitzen oder am Strand liegen: Sie brauchen nur einen Internetzugang und können sich dann in Ruhe alles anschauen. Die Benutzung ist denkbar einfach. Die Suche funktioniert wie bei Google, und die Suchfunktion erstreckt sich über alle Belege – jeder Text wird gesucht“, erklärt Jens Albers die Funktionalität. Zudem seien alle Belege als PDF hinterlegt. Dieses Format könne jeder verwenden und leicht per E-Mail versenden.

Probleme mit dem Datenschutz gibt es keine. „Das System ist durch zahlreiche Mechanismen vor unbefugtem Zugriff geschützt“, betont Burkhard Küpper. „Und wir haben das digitale Archiv so programmiert, dass die Angestellten eines Unternehmens eingeschränkte Zugriffsrechte erhalten können und damit nur Einsicht in die Belege bekommen, die sie wirklich sehen sollen.

Wir bieten diese Volldigitalisierung ausschließlich in eigener Regie bereits seit einigen Jahren an und haben nur gute Erfahrungen damit gemacht. Die Mandanten schätzen die Möglichkeit, jederzeit auf ihre Belege zugreifen zu können“, beschreibt Burkard Küpper die Bedeutung dieser Innovation im Beratungsalltag.

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